Datenschutzerklärung

1. Allgemeines
Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten gemäß den jeweils gültigen gesetzlichen Datenschutzanforderungen zu den nachfolgend aufgeführten Zwecken.

Personenbezogene Daten im Sinne dieser Datenschutzinformation sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen. Dies sind insbesondere Ihre Kontaktdaten sowie die Daten zur Kommunikation mit Ihnen.

Zur Erfüllung unserer Aufgaben als Verwalter werden folgende Daten erhoben und gespeichert:

• Anschrift der Eigentümer / Mieter
• Telefonnummer der Eigentümer / Mieter
• Mobiltelefonnummer der Eigentümer / Mieter
• Fax-Nummer der Eigentümer / Mieter
• E-Mail-Adresse der Eigentümer / Mieter
• Bankverbindung der Eigentümer / Mieter
• Grundbuchdaten der Eigentümer
• Wohnungs- und Teileigentumsnummer lt. Teilungserklärung
• Miteigentumsanteile der Wohnungen lt. Teilungserklärung
• Wohn- und Nutzflächen der Wohnungen
• Geburtsdatum der Mieter ( bei Mietverwaltungen )
• Höhe der mtl. Miet- und Nebenkostenzahlungen ( bei Mietverwaltungen )

2. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die Firma Elena Welsch-Donati Hausverwaltung & Immobilien GmbH in Renningen.

3. Zweck der Verarbeitung und Empfänger der Daten im Rahmen der Verwaltertätigkeit

3.1 Vertragsabwicklung
Die von uns beauftragten Dienstleister verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zur Erfüllung des Vertrages mit Ihnen bzw. mit dem Verband der Eigentümer der Gemeinschaft. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist somit die Verarbeitung zur Vertragserfüllung und Vertragsdurchführung. Ohne diese Daten können die Aufgaben als Verwalter nicht erfüllt werden.

Dies umfasst u.a. die Weitergabe der Daten

• an Wärmedienstfirmen zur Erstellung der Abrechnung ihres Energieverbrauchs (Heizung und Wasser), zur Ablesung und Erfassung der Messwerte und Austausch der Messgeräte sowie Prüfung von Rauchwarnmeldern.
• an Versicherungsgesellschaften, Versicherungsmakler und Versicherungsagenturen zum Abschluß von Versicherungsverträgen und Regulierung von Schäden.
• an Handwerker- und Versorgungsfirmen zur Ausführung von erforderlichen Instandsetzungs-, Instandhaltungs- und Kundendienstarbeiten am Sonder-, Teil- oder Gemeinschaftseigentum.
• an Hausmeister und Hausmeisterfirmen zur Ausführung der Hausmeistertätigkeit.
• an Banken zur Eröffnung von Treuhandkonten für die Gemeinschaft bzw. Mietkautionssparbüchern.
• an Behörden wie z.B. Abfallwirtschaftsamt, Stadtverwaltung, Katasteramt, Landratsamt, Grundbuchamt, Notare, TÜV, DEKRA, Polizei, Feuerwehr, Berufsgenossenschaft, Minijobzentrale, Sozialversicherungsstellen usw. Die Daten werden verwendet zur Erstellung von z.B. Müllgebührenbescheiden, Überwachung von technischen Anlagen, Legionellenbeprobung, Verkauf von Wohnungen mit Verwalterzustimmung, Änderung oder Ergänzung von Teilungserklärungen, im Brandfall, bei Wasserrohrbrüchen, Erfassung der Liegenschaft beim Katasteramt, Lohnabrechnung der angestellten Hausmeister usw.
• an Anwaltskanzleien bei anhängigen Rechtsverfahren gegen einzelne Miteigentümer oder gegen den Verband der Wohnungseigentümergemeinschaft.
• an Sachverständige, Ingenieure, Architekten und anderen Fachpersonen bei Begutachtung von Mängeln, Wertemittlungen, Erstellung von Energieausweisen, Sanierungsfahrplänen usw.
• an die Eigentümer innerhalb der Eigentümergemeinschaft ( nur Anschriften )
• an Steuerberater zur Erstellung von Steuererklärungen, Lohnabrechnungen, Lohnnachweisen
• an Zollämter bei Anträgen zur Erstattung von Mineralölsteuer
• an BAFA und KFW bei Anträgen auf Zuschüsse bei Instandsetzungsarbeiten nach der Energieverordnung
• an Nachfolgeverwalter nach Beendigung der Verwaltertätigkeit

3.2 Sonstige Empfänger und Zwecke
Weitere von der Verwaltung beauftragte Dienstleister können insbesondere sein: ausgewählte Fachbetriebe und
Handwerker. Diese verarbeiten in unserem Auftrag personenbezogene Daten. Sofern die Dienstleister nicht im Rahmen einer Auftragsverarbeitung für uns tätig werden, z.B. Handwerker oder sonstige Fachbetriebe, ist Rechtsgrundlage für die Weitergabe der Daten, dass die Leistungen Dritter zum Zwecke der optimierten und effizienten Erfüllung des Vertrages mit Ihnen oder des Verbands der Eigentümer der Gemeinschaft bzw. der Erfüllung unserer Vertragspflichten erforderlich sind.

4. Dauer der Speicherung und Löschung Ihrer Daten
Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, wenn das Vertragsverhältnis und die Verwalterbestellung mit dem Verband der Eigentümer der Gemeinschaft bzw. mit der Eigentümergemeinschaft beendet ist oder Sie als Mitglied aus dem Verband der Eigentümer der Gemeinschaft austreten, sämtliche gegenseitige Ansprüche erfüllt sind und keine anderweitigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder gesetzlichen Rechtfertigungsgrundlagen für die Speicherung bestehen. Ihre Postanschrift nutzen wir ggf. für einen Zeitraum von maximal 24 Monaten nach Beendigung des Vertragsverhältnisses bzw. nach Beendigung der Verwalterbestellung oder Ihrem Austreten aus dem Verband der Eigentümer der Gemeinschaft.

5. Ihre Rechte

5.1 Auskunft, Berichtigung, Löschung, etc.
Gerne geben wir Ihnen Auskunft darüber, ob und welche personenbezogenen Daten von Ihnen bei uns gespeichert sind und an wen wir diese ggf. weitergegeben haben. Nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen können Sie folgende weitere Rechte geltend machen: Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung für bestimmte Zwecke), sowie Datenübertragung.

5.2 Widerrufsrecht
Sofern Sie uns eine gesonderte Einwilligung für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit uns gegenüber widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Widerruf bleibt von einem Widerruf unberührt.

5.3 Fragen oder Beschwerden
Sie haben das Recht, sich bei Fragen oder Beschwerden an die zuständige Aufsichtsbehörde, das Landesamt für
Informationssicherheit und Datenschutz Baden Württemberg zu wenden (www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de).

6. Kontaktdaten
Wenn Sie Fragen oder Anmerkungen zum Datenschutz der Firma Elena Welsch-Donati Hausverwaltung & Immobilien GmbH haben (beispielsweise zur Auskunft und Aktualisierung Ihrer personenbezogenen Daten), nehmen Sie bitte unter dem Stichwort "Datenschutz" Kontakt ( info@elwedo-gmbh.de ) mit uns auf.